Wirtualna Asystentka, czyli w skrócie WA (z ang. Virtual Asisstant [VA]) = Zdalna Asystentka (ZA)
Zdalna asystentka* to osoba, która robi to, co „zwykła” stacjonarna, multizadaniowa asystentka, tylko zdalnie (wirtualnie), czyli na odległość. Ty możesz prowadzić firmę we Wrocławiu, a Twoja asystentka może mieszkać i pracować w Helsinkach (albo w Singapurze :)).
Wirtualna asystentka = oszczędność pieniędzy
Różnica jest w pieniądzach, które zostają w Twojej kieszeni. Dla zdalnej asystentki nie musisz mieć osobnego etatu ani biurka ze sprzętem. Ona to wszystko zapewnia sobie sama. Nie przejmujesz się też ZUS-em, podatkami, narzędziami i materiałami do pracy.
Wirtualna asystentka sama organizuje swoje zdalne biuro i używając narzędzi do pracy na odległość, zapewnia Ci profesjonalną pomoc administracyjną, techniczną i kreatywną.
Zlecasz jej zadania, na które Ty lub Twój zespół nie macie czasu, ochoty lub możliwości.
Jak zatrudnić wirtualną asystentkę?
Wirtualną asystentkę możesz zatrudnić na godziny, wykupując pakiety godzin lub obsługę stałą. Jako że jest to osoba, która zazwyczaj prowadzi jednoosobową firmę, rozlicza się na podstawie faktur (lub – jeśli nie ma działalności – korzysta z firm pośredniczących w wystawianiu faktur, np. Useme).
Płacisz jedynie za rzeczywiście przepracowane godziny, które są Ci przedstawiane w formie raportu.
*Wśród VA najwięcej jest kobiet, ale oczywiście mężczyźni też pracują w tym zawodzie.
Wirtualna asystentka i jej narzędzia
Programy, na których pracowałam i które pomagają w pracy zdalnej:
Trello – narzędzie do zarządzania projektami, zadaniami i czasem. „Aplikacja Trello umożliwia bliższą współpracę i wykonywanie większej liczby zadań. Tablice, listy i karty Trello umożliwiają organizację i szeregowanie projektów w przystępny, elastyczny i praktyczny sposób.” Trello można używać do celów prywatnych oraz z całym zespołem w pracy.
Asana – to mobilna aplikacja internetowa zaprojektowana, aby pomóc zespołom organizować, śledzić i zarządzać ich pracą. Asana służy do zarządzania projektami. „Asana to platforma do zarządzania pracą zespołów, które koncentrują się na celach, projektach i codziennych zadaniach, które rozwijają biznes.”
Jira – to produkt do śledzenia problemów, który umożliwia śledzenie błędów i sprawne zarządzanie projektami.
Canva – jest to serwis z narzędziami do projektowania graficznego. Narzędzia te mogą być używane zarówno do projektowania stron internetowych, jak i mediów drukowanych (np. ulotki, plakaty, wizytówki) oraz grafiki (np. na potrzeby FB, Twittera). W Canvie można zaprojektować też, np.: post na Instagram, baner na bloga, nagłówek wiadomości e-mail, infografikę, okładkę książki, ogłoszenie, zaproszenie, reklamy, itd. Jest on używany zarówno przez początkujących jak i profesjonalistów.
Toggl – to aplikacja do śledzenia czasu, która umożliwia monitorowanie codziennych czynności na różnych platformach. Dostarcza szczegółowe informacje i daje możliwość optymalizacji przepływu pracy poprzez identyfikację obszarów, w których można to poprawić.
Rainforest CMS – autorski system zarządzania treścią WWW (CMS) opracowany na platformie Rainforest. To progresywne oprogramowanie do tworzenia stron internetowych, które pozwala użytkownikom zarządzać, rozwijać i utrzymywać dynamiczne treści na stronach internetowych bez wcześniejszego technicznego know-how lub znajomości programowania.
WordPress – to darmowy i otwarty system zarządzania treścią oparty na PHP i MySQL. Funkcje obejmują architekturę wtyczek i system szablonów. Obsługuje blogi oraz inne rodzaje treści internetowych, w tym tradycyjne listy dyskusyjne i fora, galerie mediów i sklepy internetowe.
Gmail – bezpłatna usługa e-mail opracowana przez Google.
Thunderbird – to bezpłatna aplikacja do obsługi poczty e-mail.
Symfonia Faktura i Kasa – program pozwalający zaplanować i prowadzić sprzedaż oraz obsługiwać płatności i rozrachunki. Można w nim wystawiać dokumenty sprzedaży: faktury VAT, rachunki dla sprzedaży nie objętej VAT i dokumenty korygujące.